Strategi Komunikasi Internal

“The organization that can’t communicate can’t change,

and the corporation that can’t change is dead.” 

Nido Qubein, Penulis dan Pimpinan McNeill Lehman

Jika diumpamakan sebagai manusia, komunikasi internal dapat kita ibaratkan sebagai bayi yang masih dalam kandungan. Dalam proses tersebut, manusia yang masih berwujud seorang bayi mengalami proses pembentukan organ-organ tubuh sebelum dapat dilahirkan di dunia sehingga dapat menjadi seorang manusia sempurna yang dapat berkarya. Sama halnya dengan komunikasi internal dalam sebuah perusahaan, komunikasi pada dasarnya adalah salah satu hal yang paling penting dalam terciptanya komunikasi yang baik untuk mencapai tujuan utama suatu organisasi atau pun perusahaan tersebut. Jika suatu perusahaan tidak memiliki komunikasi internal yang baik, perusahaan tidak akan dapat “lahir” menjadi perusahaan yang dapat berkembang dan menjalankan bisnisnya dengan baik.

Lalu, apakah definisi komunikasi internal itu sendiri? Komunikasi internal tidak selalu mengenai komunikasi “formal” dalam sebuah perusahaan, seperti surat-menyurat, papan informasi, atau sebuah rapat. Bukan pula sekedar mengenai hubungan atasan ke bawahan atau pun pekerja magang. Lebih dari itu, komunikasi internal dapat diartikan sebagai segala bentuk interaksi dan komunikasi antar seluruh anggota perusahaan sehingga satu sama lain dapat memiliki informasi yang jelas dari proses komunikasi tersebut. Oleh karena itu, proses komunikasi internal tidak hanya menyangkut masalah komunikasi terbuka dan formal seperti rapat dan penyampaian memo, akan tetapi juga menyangkut komunikasi non-formal seperti obrolan santai, basa-basi, dan bahasa tubuh.

Komunikasi internal dapat dipahami sebagai pondasi dan bangunan dari sebuah kultur perusahaan. Kultur perusahaan menentukan atmosfer kerja dalam sebuah perusahaan berdasarkan nilai-nilai, misi perusahaan, dan proses kerja. Ketika seluruh anggota perusahaan telah memegang nilai-nilai yang sama, memahami pedoman kerja dan misi perusahaan secara mendetail, maka kultur perusahaan akan lebih secara nyata memberikan kontribusi bagi perkembangan suatu perusahaan. Dengan adanya kultur perusahaan yang telah dipegang teguh akan sangat mendukung adanya komunikasi internal yang baik dalam perusahaan, maka dalam prosesnya mencapai tujuan utama perusahaan pun menjadi lebih efektif.

Dampak Positif yang Diperoleh

Komunikasi internal yang baik dalam sebuah perusahaan mencakup efektivitas komunikasi antar berbagai pihak dalam perusahaan, baik pemegang saham, karyawan senior mau pun junior, mau pun karyawan magang dengan pemahaman penuh akan kultur perusahaan yang ada. Hal ini akan memberikan dampak pada kecepatan dan ketepatan kerja bagi suatu perusahaan. Berikut adalah dampak positif yang dapat diperoleh perusahaan secara rinci.

  1. Karyawan dapat secara individu mengambil keputusan-keputusan yang mereka rasa baik bagi jalannya proses kerja karena mereka memiliki pemahaman akan pedoman dan peraturan kerja di perusahaan. Dengan demikian proses kerja akan lebih cepat dan tepat.
  2. Ketika karyawan telah memahami tujuan dan hasil yang ingin dicapai oleh perusahaan, maka mereka akan memiliki “karakteristik” tersendiri dalam bekerja. Sehingga mereka dapat memberikan kontribusi mereka dengan lebih maksimal dan nyaman sesuai cara kerja mereka.
  3. Masing-masing departemena dalam suatu perusahaan dapat lebih efektif dalam berbagi pekerjaan dan informasi sehingga minim terjadi tumpang tindih dalam proses bekerja.
  4. Komunikasi internal yang baik akan mencegah terjadinya konflik pribadi antar karyawan karena mereka akan disibukkan dengan pemikiran dan diskusi demi kemajuan perusahaannya.

Walau pun tidak secara pasti bahwa komunikasi internal akan membawa seluruh dampak di atas bagi suatu perusahaan, komunikasi internal yang baik jelas meningkatkan kenyamanan dan kesuksesan kerja melalui dampaknya terhadap kultur dalam perusahaan.

Prinsip Dasar Strategi Komunikasi Internal

Banyak perusahaan yang lebih sukses dalam membangun komunikasi eksternal daripada komunikasi internal yang mereka  miliki. Hal ini disebabkan kurangnya perhatian secara mendatail dan khusus terhadap komunikasi internal. Banyak perusahaan masih meyakini bahwa komunikasi eksternal jauh lebih krusial. Oleh karena itu, perencanaan komunikasi internal yang efektif terkadang hanya disiapkan dalam beberapa situasi dan kondisi; misalnya ketika perusahaan sedang dalam kondisi terpuruk.

Dalam pelaksanaannya, pembangunan komunikasi internal memiki beberapa prinsip mendasar. Perencanan komunikasi internal harus ditujukan dalam jangka panjang, sehingga perusahaan tidak menghabiskan waktu terus-menerus hanya untuk memprogram atau mengevaluasi strategi komunikasi internal dalam jangka pendek. Dalam proses pengadaan strategi komunikasi inernal pun harus menetapkan nilai-nilai dasar pada komunikasi internal perusahaan tesebut. Hal ini demi terciptanya kemandirian dalam pengambilan keputusan-keputusan sederhana oleh karyawan secara individu. Menentukan tujuan utama dari suatu komunikasi internal juga menjadi prinsip dasar dalam proses perencanaannya. Ketika telah memahami dan menentukan hal-hal di atas, penggunaan metode yang komprehensif pun tidak boleh luput dari prinsip proses perencanaan. Prinsip yang terakhir adalah mengenai konsistensi perencanaan dan pelaksanaan komunikasi internal dalam suatu proses  kerja perusahaan.

Langkah-langkah Perencanaan Komunikasi Internal

            Langkah awal yang harus diambil  pada dasarnya sama dengan perencanaan strategi komunikasi eksternal, yaitu melakukan observasi secara mendetail tentang berbagai aspek yang ada dalam perusahaan. Kita harus melihat secara lebih dekat bagaimana kondisi perusahaan yang memerlukan strategi komunikasi internal. Jika perlu, melebur menjadi satu dengan beberapa departemen dalam perusahaan menjadi salah satu alternatif observasi yang baik. Dalam proses pengamatan terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan secara terperinci, antara lain:

  1. Misi dan tujuan utama perusahaan, sehingga perusahaan tidak kehilangan arah dalam penentuan progam komunikasi internal.
  2. Struktur perusahaan, mencakup jumlah karyawan, jenis karyawan (full-time, part-time, volunteer), sistem mandataris dari atasan ke bawahan, serta tempat para karyawan bekerja, apakah di kantor pusat, tersebar di kantor cabang, atau bahkan di kediaman masinga-masing.
  3. Kondisi sosial karyawan, yaitu rata-rata umur, perbedaan suku dan budaya asal, serta gender.
  4. Karakteristik kultur perusahaan serta komunikasi internal yang ada. Mengidentifikasi hal ini bukanlah hal yang mudah karena harus melakukan pengamatan dari beberapa aspek, antara lain pemahaman karyawan akan misi dan tujuan utama perusahaan, asas kebebasan bertanggung jawab dalam pengambilan keputusan, bentuk komunikasi formal dan komunikasi non-formal (sosial) antar pegawai.
  5. Karakteristik proses komunikasi yang telah ada di dalam perusahaan. Hal ini memungkinkan kita mengetahui titik lemah yang ada dalam sistem komunikasi intenal dalam suatu perusahaan.
  6. Yang terakhir adalah mengenai pembenahan dan pengembangan apa yang diperlukan oleh komunikasi internal suatu perusahaan. Setelah mengetahuinya dengan jelas, strategi komunikasi internal baru dapat dirancang menggunakan metode yang telah dirasa paling tepat.

Hal-hal diatas dapat dijawab dengan pengembangan observasi secara mendetail dan mendalam akan kondisi perusahaan. Segala aspek tidak boleh luput dari pengamatan sehingga dapat didapatkan hasil perencanaan atau pun pengembangan komunikasi internal yang optimal.

Mengambangkan Strategi

Setelah melakukan observasi dan mengetahui hal-hal yang perlu ditingkatkan dalam komunikasi internal perusahaan, langkah selanjutnya adalah membangun strategi pengembangannya. Hal ini dilakukan berdasarkan hal-hal yang dirasa memerlukan peningkatkan. Oleh karena itu kesalahan dalam observasi harus sangat diminimalkan sehingga tidak terjadi kesalahan dalam perencanaan strategi.

Langkah awal yang harus diperhatikan adalah menentukan tujuan dari pembuatan strategi komunikasi internal ini. Prinsip dasarnya adalah harapan kita terhadap perusahaan di masa mendatang. Harapan yang akan dicapai sangat mempengaruhi bentuk strategi yang akan disusun. Sebagai contohnya adalah tujuan dan harapan perusahaan supaya tiap-tiap individu dan departemen dalam perusahaan dapat mengetahui informasi yang mereka perlukan secara efektif supaya dapat mengambil keputusan-keputasan dengan cepat, tepat, dan bijak sehingga dapat memaksimalkan output yang mereka hasilkan.

Selanjutnya, kita akan menentukan objektif dari strategi yang akan dibentuk. Objektif di sini berbeda dengan tujuan yang telah ditentukan di awal. Objektif memungkunkan kita merancang strategi dengan lebih rinci dan mendetail pada tiap poinnya. Contohnya adalah : memastikan tiap karyawan memahami visi, misi, dan nilai-nilai dalam perusahaan dengan seksama sebagai kunci berkembangnya perusahaan secara optimal.

Langkah berikutnya adalah menentukan pesan inti yang ingin disampaikan kepada seluruh karyawan. Hal ini memudahkan seluruh karyawan menangkap maksud inti yang ingin kita sampikan, karena dapat dipastikan tidak semua karyawan memiliki pemahaman yang sama terhadap strategi komunikasi internal yang dibentuk. Pesan inti lebih baik disusun menggunakan bahasa yang sederhana dan secara instant dapat dipahami oleh seluruh karyawan. Contohnya adalah : Seluruh karyawan harus bekerja demi kemajuan perusahaan. Hal ini tidak perlu disampaikan secara eksplisit, akan tetapi dapat ditunjukkan dengan komunikasi implisit melalui berbagai medium dan konteks.

Pengidentifikasian secara tepat terhadap profil karyawan dan struktur yang ada pun tidak dapat terlewat dari perencanaan strategi. Kondisi lapangan perusahaan, atmosfer kerja, suasana kantor, dan berbagai profil karyawan dapat menjadi pertimbangan akan strategi komunikasi internal yang akan dibentuk.

Setelah itu, kita harus memperhatikan sarana dan tata cara komunikasi yang paling memungkinkan dalam suatu komunikasi internal perusahaan. Sarana adalah medium komunikasi yang digunakan, sedangkan tata cara adalah prosedur bagaimana komunikasi internal dalam perusahaan dapat berjalan. Sarana dan cara komunikasi yang telah dipilih haruslah dapat menjangkau seluruh karyawan dengan pasti serta efektif. Sebagai contoh, kita ketahui bersama bahwa email merupakan sarana pengiriman pesan yang instant dan praktis, akan tetapi sarana email tidak dapat digunakan dalam perusahaan yang seluruh atau beberapa karyawannya tidak memiliki koneksi internet yang memadahi. Oleh karena itu, sarana komunikasi haruslah diperhatikan dengan seksama sehingga dapat memberikan informasi kepada seluruh karyawan. Setelah itu, menentukan tata cara komunikasi yang baik juga perlu dipertimbangkan secara matang. Ketika kita telah menentukan rapat bulanan sebagai sarana komunikasi yang paling tepat, maka cara berkomunikasi yang bijak adalah dengan membuka wadah diskusi atas bahan bahasan rapat yang telah ditentukan oleh perusahaan, bukan hanya sekedar memaparkan hal-hal yang akan dibahas dalam rapat.

Strategi Komunikasi Internal

Pada dasarnya, sarana dan cara berkomunikasi yang paling tepat bagi suatu perusahaan bergantung pada kondisi tiap-tiap perusahaan.

Langkah berikutnya adalah dengan merencanakan strategi implementasi program komunikasi internal yang telah disusun. Tahap ini menuntut kita untuk menentukan pihak-pihak yang akan bertanggung  jawab dan menjadi pelaksana program. Implementasi rencana sarana dan cara komunikasi tidak semudah yang kita bayangkan. Sering terjadi masalah ketidak cocokan rencana dengan realita pelaksanaan. Oleh karena itu, perencanaan implementasi juga harus dipertimbangkan dengan seksama sehingga sedapat mungkin dapat berjalan dengan baik.

Tahap pengembangan strategi yang terakhir adalah finalisasi strategi. Dalam tahap ini, kritik dan saran dari beberapa pihak yang dirasa penting sangat diperlukan. Jika perlu, hasil dari pengembangan strategi ini dapat dipublikasikan ke seluruh karyawan dan kita dapat meminta tanggapan mereka. Jika proses ini berjalan lancar, maka finalisasi strategi komunikasi internal yang baru merupakan hasil kesepakatan seluruh karyawan tanpa terkecuali. Dengan demikian, kegagalan dalam pengimplementasian dapat diminimalisasi.

Memonitor, Mengevaluasi, dan Mengembangkan

Terselesaikannya proyek pengembangan strategi komunikasi internal beserta proses implementasi bukanlah akhir dari segala. Hal tersebut tidak menjamin tujuan dan harapan komunikasi internal dalam perusahaan terealisasi begitu saja. Proses selanjutnya adalah memonitor proses implementasi. Dengan demikian, kita dapat mengetahui bagian mana yang lemah dan mana yang sudah dirasa memuaskan. Hal ini menghantarkan kita untuk mengadakan evaluasi secara terjadwal, sehingga implementasi sarana dan cara komunikasi internal lebih dapat dioptimalkan dengan meilhat beberapa titik celah yang harus diperbaiki. Langkah final yang dapat dilakukan adalah mengembangkan strategi yang telah dibuat. Proses pengembangan ini tentu diharapkan dapat terus menyempurnakan strategi komunikasi internal sesuai kebutuhan perusahaan dari waktu-ke-waktu.

Head Office | Menara Rajawali Lt. 11 | Jl. Mega Kuningan lot 5.1 Jakarta Selatan 12950 | Phone : (62-21) 576 2727 | Fax : (62-21) 576 2736 | Email : Info@Stellarhr.co

Regional Office | Komplek Graha Asri K-12B | Jl.Ngagel 179-183 Surabaya 60246 | Phone : (62-31) 502 0203 | Fax : (62-31) 503 9034 | Email : Info@Stellarhr.co