Penilaian dan Wawancara

Proses Penilaian

Penilaian kinerja yang baik dan akurat oleh manajer berkaitan dengan perbandingan kinerja yang sesungguhnya dan standar yang pasti. Semakin spesifik dan terukur sebuah standar, semakin objektif penilaian yang diberikan.

Dua jebakan yang perlu dihindari

Ada dua hal yang mungkin menjadi kelemahan penilaian kinerja jika standarnya samar yaitu :

1 – The halo effect – efek halo, merupakan kecenderungan manajer untuk memberikan nilai lebih pada karyawan yang disuka. Hal ini terjadi karena beberapa alasan antara lain:

– Pengaruh dari penilaian baik yang sudah lama terjadi
– Kesesuaian yaitu kecenderungan pada karyawan dengan sikap dan kepribadian baik
– Pengaruh kinerja baik akhir-akhir ini dapat mengimbangi kinerja biasa selama sisa waktu penilaian
– One-asset person yaitu karyawan dengan penampilan yang memukau atau gelar yang lebih tinggi atau lulusan yang sama dengan manajer
– Blind-spot effect – efek titik buta yaitu supervisor yang memiliki kecenderungan yang sama dengan karyawannya, misal kesamaan karakter
– High-potential effect – efek potensi tinggi yaitu penilaian dari laporan karyawan, bukan dari hal yang telah diberikan pada perusahaan
– No-complaints bias – bias tidak ada komplain yaitu karyawan yang tidak pernah komplain

2 – The horns effect – efek tanduk, merupakan kecenderungan untuk menilai karyawan lebih rendah dari yang seharusnya dan terjadi karena beberapa alasan yaitu :

– Manajer yang perfeksionis
– Karyawan yang bertentangan dengan manajer
– Oddball effect – efek eksentrik yaitu semua pembicaraan tentang karyawan yang eksentrik/berbeda akan sering terdengar saat penilaian kinerja
– Anggota tim yang lemah
– Guilt-by-association effect – efek kesalahan organisasi yaitu karyawan yang tidak dikenal baik oleh manajer akan mendapatkan penilaian yang sama setiap penilaian
kinerja
– Dramatic-incident effect – efek drama insiden yaitu sebuah kesalahan yang baru saja terjadi akan menghapus kinerja baik selama satu bulan
– Personalitytrait effect – efek sifat dan kepribadian yaitu karyawan dengan kepribadian yang kurang sesuai dengan standar “karyawan baik” menurut manajer
– Selfcomparison effect – efek perbandingan diri yaitu karyawan yang mengerjakan suatu pekerjaan dengan cara yang berbeda dengan cara manajer mengerjakan

Jika standar kinerja telah dibuat, maka halo effect dan horns effect dapat dikurangi frekuensinya.

Mengumpulkan informasi

Manajer harus mengumpulkan informasi setelah penilaian kinerja hingga penilaian kinerja akan dilaksanakan kembali agar pernilaian yang dilakukan adil dan akurat. Dalam mengumpulkan informasi, manajer harus mempunyai satu tujuan yaitu untuk membuat penilaian yang akurat terkait kinerja karyawan. Ada dua sumber utama untuk mengumpulkan informasi tersebut yaitu :

  1. Catatan kinerja, antara lain laporan produksi, laporan kualitas kerja, pemenuhan deadline dan jadwal, keamanan, ketidakhadiran dan komplain dari pelanggan atau rekan kerja.
  2. Orang lain yang sudah bekerja dengan karyawan, antara lain supervisor, orang yang dilayani oleh karyawan, bawahan dan karyawan divisi lain yang pernah bekerja dengannya.

Semakin banyak sumber yang digunakan, maka penilaian akan semakin baik. Tapi sumber yang diambil juga harus dipilih dengan hati-hati agar data yang dihasilkan objektif.

Kategori dan ukuran penilaian

Dalam proses penilaian untuk meningkatkan kinerja, sebaiknya gunakan level kinerja untuk setiap standar seperti : tidak memenuhi standar, memenuhi standar, melebihi standar, memukau. Hal tersebut dilakukan untuk melihat kekuatan dan kelemahan karyawan. Sedangkan penilaian untuk kenaikan gaji, maka sebaiknya gunakan kriteria seperti di bawah rata-rata, rata-rata dan di atas rata-rata. Dalam proses penilaian ini, dilakukan pembandingan pada setiap karyawan.

Self-appraisal

Konsep self-appraisal dimana karyawan membuat penilaian atas diri sendiri tidak dapat digunakan untuk semua program. Apabila bagian penting pekerjaan dan standar kinerja telah jelas maka penilaian antara karyawan dan manajer tidak akan jauh berbeda.

Menyiapkan wawancara penilaian

  1. Tujuan yang ingin dicapai

Dalam wawancara penilaian, terdapat lima tujuan utama yaitu : untuk mencapai kesepakatan kinerja karyawan, untuk mengidentifikasi kekuatan karyawan, untuk mengidentifikasi area kinerja yang perlu ditingkatkan, untuk menyetujui rencana peningkatan kinerja, untuk menyetujui apa yang diharapkan untuk penilaian selanjutnya. Sebaiknya, untuk mencapai tujuan yang diharapkan, interview dilaksanakan lebih dari satu kali agar manajer dan karyawan dapat menyiapkan interview dengan baik.

Persiapan oleh manajer antara lain : menentukan waktu dan tempat yang tepat, menyiapkan fasilitas, mengumpulkan informasi dan materi, merencanakan pembukaan dan pendekatan, memberitahukan karyawan terlebih dahulu, merencanakan kesimpulan, menjamin tidak ada gangguan dan menghindari persiapan yang tidak sesuai.

Persiapan oleh karyawan antara lain : mengumpulkan informasi terkait kinerja sebelumnya, melengkapi self-appraisal, mengatur pekerjaan agar tetap selesai meski ditinggalkan.

Waktu persiapan disesuaikan dengan banyaknya hal yang akan didiskusikan.

  1. Pelaksanaan wawancara penilaian

Tujuan dari wawancara adalah mendiskusikan kinerja, sehingga lebih berorientasi pada apa yang harus dilakukan oleh karyawan ke depannya.

Sepuluh pedoman yang harus diingat yaitu :

1. menyiapkan dan mengurus rapport/hubungan,
2. menjelaskan tujuan wawancara,
3. memberi kesempatan karyawan untuk bicara,
4. dengarkan dan jangan dipotong,
5. hindari pertentangan dan argumen,
6. fokus pada kinerja, bukan kepribadian,
7. fokus pada yang akan terjadi, bukan yang telah terjadi,
8. menekankan kekuatan dan hal yang harus ditingkatkan,
9. Mengakhiri wawancara dengan tepat,
10. Menyimpulkan dengan catatan positif.

Teknik untuk wawancara yang sukses antara lain :

1. Terbuka,
2. Jelaskan penilaian Anda,
3. Yakinlah bahwa penilaian Anda bersifat sementara,
4. Buat ringkasan.

Menggunakan self-appraisal, jika karyawan telah membuat self-appraisal maka akan lebih efektif jika manajer dan karyawan membandingkan penilaiannya kemudian mendiskusikannya.

Evaluasi wawancara, setelah melaksanakan wawancara penilaian, maka sebaiknya dilakukan evaluasi agar dapat menentukan efektivitas wawancara penilaian.

Head Office | Menara Rajawali Lt. 11 | Jl. Mega Kuningan lot 5.1 Jakarta Selatan 12950 | Phone : (62-21) 576 2727 | Fax : (62-21) 576 2736 | Email : Info@Stellarhr.co

Regional Office | Komplek Graha Asri K-12B | Jl.Ngagel 179-183 Surabaya 60246 | Phone : (62-31) 502 0203 | Fax : (62-31) 503 9034 | Email : Info@Stellarhr.co