Merancang dan Menulis Bahan Pelatihan

Mengadakan sebuah pelatihan bagi karyawan perusahaan tentu menjadi impian bagi semua manajer perusahaan. Jelas, tujuannya untuk mengembangkan diri karyawan sehingga tercapailah kinerja dan tujuan bisnis yang sangat optimal. Untuk dapat merealisasikannya, salah satu langkah penting yang harus diperhatikan adalah tahap merancang program pelatihan yang paling tepat bagi kondisi dan kultur perusahaan.

Seorang manajer sering berpikir bahwa ia telah mengetahui dan memahami secara tepat bahan pelatihan apa saja yang harus dicantumkan dalam rancangan program pelatihan. Manajer perusahaan pun terkadang berpendapat bahwa karyawan yang telah menjalani proses pelatihan secara penuh akan dapat membawa perusahaan meraih kesuksesan besar. Di sisi lain, terkadang karyawan hanya inagin mempelajari hal-hal dalam pelatihan yang dianggap penting dan dapat menambah pengetahuan juga kemampuan mereka dalam bekerja. Oleh karena itu, untuk mencapai keseimbangan dalam proses pelatihan itu sendiri, diperlukan perencanaan program yang memungkinkan adanya proses pembelajaran yang efektif dan maksimal dalam masa pelatihan.

Terdapat dua sasaran utama yang menjadi fokus menejemen dalam menentukan rancangan  program pelatihan. Pertama adalah mengenai peran coordinator dan fasilitator, kedua ialah model program pelatihan yang telah dibuat atau pun cara penyampaian bahan pelatihan terhadap karyawan. Dua aspek ini memerlukan perhatian besar pada saat dan setelah proses pelatihan berjalan.

Dalam proses pembuatan rancangan pelatihan, kita dapat mengimajinasikan bahwa karyawan yang akan mengikuti pelatihan adalah sebuah perusahaaan (konsumen) yang memilih pelatihan sebagai “senjata” untuk mendapatkan hasil bisnis yang maksimal. Dengan demikian, dapat diartikan bahwa seluruh tim pengadaan pelatihan, termasuk perancang dan penyaji, harus memahami secara penuh mengenai bisnis yang dijalankan oleh perusahaan dan bagaimana mereka menjalankannya. Sehingga, dapat disimpulkan bahwa manajer pelatihan memiliki tanggung jawab besar untuk mengadakan penelitian dan pengamatan akan perusahaan secara tepat, serta mengumpulkan informasi-informasi seakurat mungkin tentang perusahaan tersebut guna menentukan rancangan pelatihan yang dirasa paling tepat bagi kondisi aktual perusahaan.

Selain itu, menyatakan ekspektasi dan harapan sebagai seorang manajer pelatihan juga merupakan hal yang penting untuk diperhatikan. Perlu diadakan pengadaan waktu khusus untuk menyampaikannya kepada seluruh anggota tim pelatihan mengenai standar pelatihan yang diharapkan. Manajer pelatihan yang baik juga akan membuka kesempatan bagi manajer atau pun penilik dari pihak perusahaan untuk menyampaikan ekspektasi dan harapan mereka mengenai pelatihan yang sedang dijalankan. Sebagai manajer pelatihan yang bijaksana, hal pertama yang wajib dilakukan adalah mendengarkan dan menerima impian serta harapan mereka. Karena bagaimana pun, ekspektasi tinggi dari sebuah perusahaan melambangkan semangat mereka untuk dapat tumbuh dan berkembang melalui proses pelatihan yang dijalankan.

Dalam proses pelaksanaannya, mengikuti pelatihan mungkin dapat menjadi aktivitas yang sangat menjemukan bagi karyawan. Untuk mengatasinya, dibutuhkan pembangunan dasar-dasar semangat belajar dalam diri karyawan. Salah satu caranya ialah dengan mengemas pelatihan seperti kondisi kerja dalam situasi sebenarnya. Tentu proses ini tidak dapat lepas dari proses pengawasan yang runtut dan teliti, sehingga karyawan terhindar dari proses pembuatan kesalahan fatal dalam masa pelatihan kerjanya. Setelah semangat untuk belajar telah tumbuh, kita sampai pada suatu titik pemahaman bahwa tiap karyawan mempunyai karakter dan ciri khas masing-masing dalam belajar dan memahami suatu hal. Hal ini haruslah telah diantisipasi pada saat pengamatan dan perancangan program pelatihan. Tiap fasilitator hendaknya dapat mengerti dan memahami kelebihan dan kekurangan masing-masing karyawan dalam proses belajarnya. Rencana serata rancangan matang dari sebuah program pelatihan yang baik seharusnya akan dapat diterima oleh seluruh siswa dengan karakteristiknya masing-masing dalam belajar.

Selain hal di atas, memahami secara utuh silsilah kepegawaian dalam sebuah perusahaan menjadi suatu keharusan dalam tahap perencanaan program pelatihan yang akan dijalankan. Menilik konsep hiaerarki perusahaan dari jabatan tinggi ke rendah, maupun sebaliknya, menjadi keterangan tambahan untuk dijadikan penuntun kegiatan perancangan program. Hal ini menjadi penting karena menyangkut pembuatan model instruksi dan pembelaajaran yang akan diberikan pada karyawan peserta pelatihan, sehingga peserta lebih mudah memahami dan menyesuaikan terhadap model pelatihan yang diberikan.

Setelah seluruh proses pembelajaran dalam program pelatihan terselesaikan, langkah berikutnya adalah menjaga eksistensi hasil pelatihan yang telah didapatkan (nurturing). Dalam hal ini, seorang manajer pelatihan dapat secara langsung turun tangan dalam beberapa aktivitas kantor, guna memastikan bahwa karyawan benaar-benar telah terlatih. Beberapa bentuk nurturing yang umum dilakukan adalah tanggapan berkala dari pihak manajer perusahaan atau pun supervisor dan karyawan yang telah menjadi peserta pelatihan terhadap departemen pemberi pelatihan, rotasi penugasan dan pelatihan-silang, penadampingan terstruktur pada bulan ke-tiga dan ke-enam usai pelatihan, pembinaan, pengajaran, dan sikap saling bantu antar karyawan. Jika proses pelatihan telah selesai dan tidak diikuti oleh proses ini, mendapatkan hasil yang optimal akan menjadi sebuah kemustahilan.

Untuk memaksimalkan hasil pelatiihan karyawan, akan lebih baik jika menggunakan model pelatihan yang pengemasan materinya dilakukan dalam bentuk tertulis. Pada jaman modern ini, memang terdapat berbagai teknologi yang memungkinkan materi disampaikan tidak hanya melalui bentuk tulisan (dapat menggunakan video dan berbagai macam animasi), akan tetapi format tertulis masih sangat sering diguanakan dalam aktivitas perkantoran. Dalam prakteknya, informasi, komunikasi, dan dokumentasi pada kegiatan perusahaan masih menggunakan format tertulis. Menggunakan format tulisan dalam pelatihan pun tentu akan melatih kemampuan karyawan dalam berbahasa dengan baik dan benarr. Sehingga, kemampuan berkomunikasi dan penyampaiaan informasi pun akan berkembang. Aspek tulisan yang harus diperhatiakan adalah penggunaan konvensi grammar, tanda baca, serta pembuatan kepala surat, label, dan pengaturan kertas. Tidaklah wajib bagi seorang manajer pelatihan untuk meminta bantuan kepada penulis ahli atau ahli bahasa untuk mengemas suatu bahan pelatihan atau memberikan pengetahuan pada peserta pelatihan mengenai kemampuan menulis yang baik dan benar; karena ini memang menajadi tantangan besar bagi seorang manajer pelatihan untuk berbagi pengetahuan dan membentuk suatu kemasan program yang memungkinkan karyawannya untuk dapat berkomunikasi secara tertulis dengan baik. Jadi, kemasan tulisan dalam program pelatihan akan menjadi tolok ukur kemampuan karyawan dalam penggunaan bahasa ketika memasuki wilayah kerja yang sesungguhnya.

Seorang manajer pelatihan harus dapat memastikan bahwa tiap jengkal aspek dalam proses pelatihan berjalan dengan baik. Ini menjadi tanggung jawab yang cukup berat bagi manajer pelatihan untuk selalu melakukan pengawasan selama proses berjalan. Pengawasan secara fisik dan online haruslah seimbang; melalui kegiatan surat-menyurat internal perusahaan mengenai kegiatan pelatihan, atau pun menggunakan pengawasan komunikasi eksternal, seperti  komunitas bisnis atau kerja, hubungan dengan kolega lokal, dan artikel surat kabar.

Head Office | Menara Rajawali Lt. 11 | Jl. Mega Kuningan lot 5.1 Jakarta Selatan 12950 | Phone : (62-21) 576 2727 | Fax : (62-21) 576 2736 | Email : Info@Stellarhr.co

Regional Office | Komplek Graha Asri K-12B | Jl.Ngagel 179-183 Surabaya 60246 | Phone : (62-31) 502 0203 | Fax : (62-31) 503 9034 | Email : Info@Stellarhr.co