Membuat Karyawan Bertanggung Jawab – Tips untuk Manager

Menetapkan Tujuan

Organisasi yang sukses sangat memperhatikan satu hal yaitu bagaimana mengatur karyawannya untuk fokus dan bekerja sesuai dengan tujuan organisasi.

 

Langkah 1 : Menentukan tujuan organisasi

Hal yang paling penting dalam organisasi yaitu segala sesuatu yang dilakukan di organisasi harus sesuai dengan visi, misi, strategi, tujuan dan nilai. Setiap organisasi pasti memiliki pengertian dan fokus yang berbeda terkait hal tersebut. Fokus organisasi tidak hanya membuat karyawan bertanggung jawab, tapi harus memotivasi karyawan. Oleh karena itu, organisasi harus memiliki visi, misi, nilai, strategi dan tujuan yang jelas sehingga akan terlihat posisi organisasi saat ini, alasan organisasi ada dan kemana arah organisasi ke depannya.

 

Langkah 2 : Menentukan tanggung jawab tim

Sebuah organisasi yang besar harus dibagi menjadi kelompok atau divisi untuk dapat menyelesaikan semua pekerjaan. Pembagian divisi akan membuat setiap divisi fokus pada bagiannya. Jika setiap manager bisa menerima tanggung jawab untuk menyelesaikan pekerjaannya, organisasi akan berhasil secara keseluruhan. Maka, akan lebih baik jika setiap divisi mendiskusikan beban kerjanya. Buat tujuan yang realistis, sehingga setiap anggota tim percaya bahwa tujuan akan tercapai dengan usaha yang akan dilakukan. Buat prioritas dan pastikan sumber daya yang ada, memadai untuk digunakan.

 

Langkah 3 : Menentukan tanggung jawab masing-masing karyawan

Setiap tim harus memiliki teamwork, sehingga setiap anggota harus memiliki tanggung jawab untuk kesuksesan tim. Terkadang akan sangat mudah membagi sama rata sebuah pekerjaan, tapi hal tersebut tidak sesederhana seperti yang dibayangkan. Seorang manager harus mampu memastikan pekerjaan dibagi dengan adil. Oleh karena itu, diskusikan pembagian pekerjaan dengan karyawan. Pertimbangkan pula hal-hal sebagai berikut agar pembagian yang dilakukan adil : deskripsi pekerjaan dalam kontrak karyawan, pengalaman, keahlian, sumber daya, posisi/level/gaji, saling melengkapi dan sejarah.

 

Langkah 4 : Menentukan siapa yang menulis tujuan karyawan

Mendeskripsikan sebuah pekerjaan secara jelas dan ringkas merupakan tugas bersama sebuah tim. Memutuskan siapa yang menuliskannya adalah hal lain. Ada pro dan kontra ketika memutuskan siapa yang memiliki tanggung jawab ini, manager atau karyawan. Oleh karena itu, sebaiknya sebelum memutuskan, manager mempertimbangkan pilihan yang paling bijak. Menyeimbangkan keterlibatan peran antara manager dan karyawan akan memberikan dampak yang lebih baik.

 

Langkah 5 : Tuliskan tujuan yang menjadi tanggung jawab karyawan dengan spesifik (Smart – Specific)

Menuliskan tujuan dengan spesifik akan membuat pekerjaan lebih mudah untuk dijelaskan, sehingga karyawan akan lebih memahami apa yang diharapkan oleh manager. Semakin spesifik tujuan yang dibuat, semakin dekat dengan kesuksesan, karena tanggung jawab akan jelas terlihat sejak awal. Tujuan yang spesifik tidak akan menimbulkan keraguan atau pertanyaan. Untuk mengetahui tujuan telah spesifik, lihat sikap yang ditunjukkan oleh karyawan. Apabila sikap telah menunjukkan tujuan yang ingin dicapai, maka tujuan sudah ditulis dengan spesifik.

 

Langkah 6 : Berikan tanggung jawab yang dapat diukur (sMart – Measurable)

Dengan memberikan tanggung jawab yang dapat diukur, akan lebih mudah untuk melihat ketercapaian target atau tujuan. Agar sebuah tujuan dapat diukur, maka berikan data kuantitatif dalam sebuah tujuan. Sekali lagi, diskusikan dengan karyawan terkati bilangan yang akan dicantumkan dalam tujuan tersebut.

 

Langkah 7 : Sebuah tanggung jawab harus berorientasi aksi (smArt – Action oriented)

Sebuah tujuan yang berorientasi pada aksi akan membantu karyawan untuk fokus pada perilaku yang sesuai dengan tujuan. Perilaku adalah suatu hal yang bisa diamati. Jika sesuatu bisa diamati, maka sesuatu tersebut bisa dihitung. Akan mudah untuk memberikan sebuah tanggung jawab yang bisa dihitung. Jadi, buatlah sebuah tanggung jawab yang dapat menunjukkan perilaku karyawan.

 

Langkah 8 : Sebuah tanggung jawab harus realistis (smaRt – Realistic)

Sebuah tujuan yang realistis akan membuat karyawan tetap fokus dan termotivasi, sehingga mereka memiliki keyakinan bahwa mereka mampu untuk mencapai tujuan tersebut. Sebuah target yang realsitis adalah target yang dapat diyakini oleh manager dan karyawan sebagai target yang dapat diraih. Maka, alangkah baiknya jika manager mendiskusikan target perusahaan dengan karyawan. Tapi, yang perlu diingat adalah ukuran realistis setiap orang berbeda-beda, sehingga target realistis yang dibuat tidak boleh terlalu rendah, tapi juga tidak boleh terlalu tinggi.

 

Langkah 9 : Berikan tanggung jawab dengan tujuan yang terikat waktu (smarT – Time bounded)

Sebuah tujuan dengan keterikatan waktu akan membuat karyawan tetap  menjaga tanggung jawabnya. Untuk membuat sebuah tujuan terikat waktu, buat deadline atau frekuensi dari sebuah tujuan, sehingga karyawan mengetahui kapan mereka harus melakukan tanggung jawabnya. Buatlah waktu yang spesifik untuk sebuah tujuan sehingga karyawan mengetahui seberapa penting hal tersebut.

Head Office | Menara Rajawali Lt. 11 | Jl. Mega Kuningan lot 5.1 Jakarta Selatan 12950 | Phone : (62-21) 576 2727 | Fax : (62-21) 576 2736 | Email : Info@Stellarhr.co

Regional Office | Komplek Graha Asri K-12B | Jl.Ngagel 179-183 Surabaya 60246 | Phone : (62-31) 502 0203 | Fax : (62-31) 503 9034 | Email : Info@Stellarhr.co