Improvement Plan

Merancang sebuah program pengembangan merupakan sebuah program spesifik untuk meningkatkan kinerja karyawan. Dalam hal ini, haruslah terdeskripsikan secara jelas mengenai  langkah apa yang akan dilakukan, oleh siapa, dan waktu pelaksanaan.

Dengan melakukan interview, kita akan dapat menentukan salah satu segmen kinerja yang harus diperhatikan terlebih dahulu. Hal ini haruslah ditentukan secara bersama antara manajer dan karyawan. Kriteria pelaksanaannya adalah sebagai berikut:

  1. Apa yang dirasa paling penting bagi manajer? Adalah mungkin bagi karyawan untuk dapat meningkatkan kualitas kelemahan mereka yang mengakibatkan adanya masalah, atau mungkin pihak manajer ingin melakukan peningkatan kualitas pada bagian-bagian yang butuh peningkatan secara mutlak.
  2. Sisi apa yang paling perlu diperhatikan dari sudut pandang karyawan? Faktor ini mungkin dapat lebih menguatkan motivasi karyawan untuk berkembang, karena karyawan biasanya tidak ingin terjun ke dalam bagian/sisi yang tidak ingin mereka tingkatkan kualitasnya.
  3. Pada sisi apa sebuah program peningkatan kualitas dapat membawa dampak dalam waktu singkat? Hal ini dapat menjadi pengalaman kesuksesan bagi karyawan dan dapat memacu untuk dilakukan peningkatan kualitas pada sisi lemah lainnya.
  4. Dalam ranah apakah program peningkatan kualitas dapat memberikan keutungan yang berarti dibandingkan dengan waktu, tenaga, dan biaya yang dikeluarkan? Hal ini dapat menjadi penilaian obyektif berdasarkan fakta dan logika yang ada.

Untuk merancang sebuah program, kita harus memperhatikan empat aspek dalam peningkatan kualitas mutu kinerja.

  1. Program haruslah dirancang secara praktikal. Spesifikasi dari rancangan program haruslah berkorelasi dengan sisi kinerja yang ingin ditingkatkan. Jika program dirancang hanya berdasarkan sintesan teori-teori atau pun materi dari buku, hal ini bukanlah rancangan yang praktikal.
  2. Perencanaan program haruslah melihat penggunaan waktu. Suatu program yang akan dijalankan harus realistis dan ditentukan secara tidak sepihak.
  3. Rancangan program harus spesifik. Rancangan ini harus mendeskripsikan secara jelas apa yang akan dilakukan, contoh: buku panduan program pengembangan kualitas haruslah cocok dengan situasi yang dihadapi dan dituliskan secar mendetail keterangan-keterangannya.
  4. Program yang dirancang haruslah disertai komitmen yang kuat. Antara manajer dan karyawan haruslah secara utuh berkomitmen untuk melakukan implementasi terhadp program yang telah dirancang. Kedua-belah pihak haruslah memiliki pandangan yang berbeda terhadap program tersebut.

Persyaratan untuk Melakukan Perubahan Tingkah Laku

Program peningkatan kualitas kinerja dirancang untuk menhantaraakan perusahaan kepada perubahan yang lebih baik. Terdapat lima syarat untuk dapat melaksanakan hal ini.

  1. Hasrat/Keinginan. Para karyawan harus memiliki keinginan untuk berubah.
  2. Pengetahuan dan ketrampilan. Para karyawan harus mengetahui apa yang harus dilakukan dan bagaimana cara melakukannya.
  3. Iklim kerja. Para karyawan harus bekerja dalam iklim kerja yang dapat memberikan kesempatan untuk bekerja sesuai cara masing-masing individu. Faktor terpenting dalam menciptakan iklim kerja adalah peran manajer. Manajer dapat membangun beberapa tipe iklim kerja:

(a) Pencegahan. Ini adalah suatu iklim di mana manajer tidak membiarkan karyawan untuk melakukan apa yang mereka inginkan.

(b) Mengecilkan hati. Manajer harus dapat membesarkan hati para karyawan untuk dapat melakukan perubahan atau pun meningkatkan kualitas perilaku kerja mereka melalui diksi kalimat yang mereka ucapkan pad karyawan.

(c) Netral. Manajer membiarkan karyawan melakukan apa yang mereka inginkan. Manajer cenderung hanya menginginkan hasil tanpa menilik prosesnya.

(d) Membaesarkan hati. Manajer akan mengucapkan kalimat-kalimat yang dapat membuat karyawan makin termotivasi.

(e) Menuntut. Manajer akan menuntut untuk adanya perubahan iklim kerja, yang malah membuat karyawan tidak nyaman dengan kondisi kerja yang ada.

  1. Bantuan dan dorongan. Jika seorang karyawan memiliki keinginan untuk berubah, dia akan membutuhkan motivasi dan bantuan. Jika tidak mendapatkan dorongan dari lingkungan kerja, karyawan akan cenderung malu dan segan untuk mencoba melakukan hal baru untuk dapat berubah menjadi lebih baik.
  2. Penghargaan. Karyawan yang mengetahui bahawa mereka akan mendapatkan penghargaan atau bonus, mereka akan lebih termotivasi untuk berubah menjadi lebih baik. Penghargaan ini dapat berwujud materi dan non-materi.

Siapa yang akan meangembangkan program?

Program yang disusun haruslah praktikal, memperhatikan efektivitas wwaktu, dan secara spesifik. Implementasi program membutuhkan komitmen dari pihak manajer maupun karyawan sehingga proses implementasi dapat berjalan dengan lancar. Untuk mendapatkan hasil maksimal, bantuan dari pihak professional dapat meningkatkan kualitas mutu pelaksanaan program.

Bagaimana Seharusnya Program Disusun?

Ketika kebutuhan peningkatan mutu telah ditentukan, langkah pertama adalah untuk menilik kembali penyebab munculnya masalah yang ada. Masalah dapat datanga dari pihak manajer, karyawan, maupun situasi kerja perusahaan. Kinerja dari manajer dan karyawan yang buruk dapat memunculkan suatu masalah. Beberapa masalah yang sering muncul adalah:

Melakukan Sesuatu yang Tidak Semestinya

Supervisi yang tidak berjarak

Mengkritisi secara berlebihan tiap kesalahan

Kondisi dimana karyawan harus melapor secara langsung kepada manajer jika terjadi kesalahan kerja atau pengambilan keputusan oleh karyawan

Rasa tidak percaya manajer terhadap karyawan

Tidak Melakukan Apa yang Semestinya Dilakukan

Tidak melakukan klarifikasi terhadap apa yang diharapkan dari suatu proses kerja

Tidak melnemukan kompetensi karyawan untuk menyekesaikan suatu tugas/pekerjaan

Tidak memberikan pujian ketika tugas telah selesai dilaksanakan dengan baik

Tidak memiliki keberadaan yang dekat dengan karyawan

Tidak mendengarkan dan memberikan wadah terhadap saran dan tanggapan aktif karyawan

Tidak adanya komunikasi yang baik

Tidak menilik sisi probadi karyawan

Tidak memberikan ruang bagi karyawan untuk mengembangkan kualitas kerja melalui tugas-tugas kerja yang diberikan

Tidak memberikan kesempatan bagi karyawan untuk mencoba hal atau ide baru.

Situasi yang Tidak Semestinya

Sarana dan prasarana yang tidak memadahi untuk bekerja

Materi yang tidak sesuai

Situasi kerja yang tidak kondusif, mencakup kegaduhan, gangguan, pencahayaan yang buruk, ruang yang kuranng luas, dan banyaknya interupsi ketika jam kerja

Rekan kerja yang tidak profesional

Perubahan dalam metode kerja, prosedur, atau pun sarana yang dapat menghantaarkan masalah bagi karyawan dan perusahaan

Rancangan Peningkatan Mutu Karyawan dan Kinerja Perusahaan

Dalam awal proses pelatihan kerja, kesepakatan mengenai rancangan peningkatan mutu haruslah ditetapkan. Manajer hendaklah segera mengambil keputusan mengenai proses implementasi yang akan diterapkan. Begitu juga dengan karyawan harus segera mengambil keputusan untuk menjalankan program yang telah dirancang sehingga manajer pun segera mengetahui jika ada sisi program yang kurang tepat bagi kebutuhan perusahaan. Jika rancangan program tidak realistis untuk diimplementasikan, revisi rancangan program hendaklah disusun sesegera mungkin sehingga perusahan tidak membuang banyak waktu dalam proses transisi perubahan program.

 

Ringkasan

Peningkatan mutu kinerja hendaklah disusun secara spesifik sehingga dapat secara nyata menghantarkan perusahaan pada tujuan yang diinginkan. Program ini haruslah mencakup apa yang akan dilakukan, siapa pelaksananya, dan waktu pelaksanaan. Untuk meningkatkan efektivitas, program yang disusun haruslah praktikal, menyesuaikan waktu yang tersedia, dan spesifik, dengan komitmen yang kuat dari kedua belah pihak; manajer dan karyawan. Jika memungkinkan, seorang professional dapat menjadi pendamping pelaksanaan. Program yang dirancang pun harus memperhatikan tiga hal spesifik yang akan ditempuh: apa yang akan dilakukan oleh karyawan, oleh manajer, dan ke arah mana situasi atau kondisi akan berubah. Implementasi program adalah tanggung jawab manajer pun karyawan, dengan manajer bertindak sebagai supervisor.

Head Office | Menara Rajawali Lt. 11 | Jl. Mega Kuningan lot 5.1 Jakarta Selatan 12950 | Phone : (62-21) 576 2727 | Fax : (62-21) 576 2736 | Email : Info@Stellarhr.co

Regional Office | Komplek Graha Asri K-12B | Jl.Ngagel 179-183 Surabaya 60246 | Phone : (62-31) 502 0203 | Fax : (62-31) 503 9034 | Email : Info@Stellarhr.co